Vaatteet yrityksen piikkiin on aihe, joka kiinnostaa monia yrittäjiä ja työnantajia. Muutenkin yleisimpiä kysymyksiä kirjanpitäjälle on, että mitä voin hankkia yrityksen piikkiin? Voiko yrittäjä ostaa vaatteita yrityksen piikkiin? Entä saako työnantaja hankkia työntekijöille hupparit, t-paidat, takit tai muut työvaatteet ilman, että työntekijälle syntyy veronalaista etua?
Kun mietitään, voiko vaatteet yrityksen piikkiin laittaa, ratkaisevaa ei ole pelkkä ostaja tai maksukortti. Ratkaisevaa on se, liittyykö hankinta aidosti yritystoimintaan vai onko kyse henkilön omasta yksityiskulusta.
Tämä on yksi niistä kysymyksistä, joihin moni yrittäjä toivoisi helppoa vastausta. Mutta harvoin Verohallinnon kanssa sellaista saadaan, savolaisittain: suattaapi olla tai suattaapi olla olematta.
Jos vaate on oikeasti työssä tarvittava suojavaate tai selvästi työkäyttöön tarkoitettu yhtenäinen työasu, se voi olla yrityksen kulu eikä työntekijälle välttämättä synny veronalaista etua.
Jos kyse on tavallisesta vaatteesta, jota voi käyttää myös vapaa-ajalla, tilanne on heti paljon riskisempi.
Eikä kyse ole pelkästään siitä käytätkö kyseistä vaatetta työajalla vaan Verohallinto pohtii ”voisiko tätä vaatetta käyttää myös vapaa-ajalla?”. Mikäli vaatetta VOISI käyttää vapaa-ajalla, on Verohallinnon tuomio usein: vaate on elantomenoa eli verotettavaa tuloa saajalleen, jos työnantaja ne on tarjonnut.
Eli pelkkä ajatus “käytän tätä töissä” ei vielä tee vaatteesta verotuksessa työvaatetta.
Tässä blogissa käydään läpi, milloin vaatteita voi hankkia yrityksen kautta, milloin työntekijälle voi syntyä veronalainen etu ja miksi pelkkä logo ei aina automaattisesti ratkaise asiaa.
Sisällysluettelo
Lyhyt vastaus: joskus voi, mutta ei ihan mitä tahansa
Yritys voi hankkia vaatteita yrityksen kuluksi, jos hankinnalla on selkeä yhteys yritystoimintaan. Verotuksessa ratkaisevaa ei kuitenkaan ole pelkkä maksaja, vaan se, mikä vaatteen todellinen käyttötarkoitus on.
Käytännössä vaatteet kannattaa jakaa kolmeen eri koriin: suojavaatteisiin, yhtenäisiin työasuihin ja tavallisiin vaatteisiin.
Ensimmäinen kori on yleensä selkein. Toinen voi olla mahdollinen, mutta vaatii tarkkuutta. Kolmas on se, jossa mennään usein pieleen.
1. Suojavaatteet yrityksen piikkiin ovat yleensä selkein tapaus
Työnantajalla on lähtökohtaisesti velvollisuus järjestää työntekijälle työssä tarvittavat työvälineet. Joissain töissä tämä tarkoittaa myös suojavaatteita tai muita varusteita, joiden avulla työtä voidaan tehdä turvallisesti.
Tällaisia voivat olla esimerkiksi turvakengät, suojahaalarit, huomiovaatteet, suojalasit, käsineet, kypärät, esiliinat tai muut työssä tarvittavat suojaavat vaatteet, kuten esimerkiksi Verohallinnon ohje mainitsee.
Jos vaatteen tarkoitus on suojata työntekijää, mahdollistaa työn tekeminen turvallisesti tai muuten liittyä suoraan työtehtävien hoitamiseen, kyse ei yleensä ole työntekijän henkilökohtaisesta palkitsemisesta. Tällöin työntekijälle ei lähtökohtaisesti synny veronalaista etua.
Esimerkiksi rakennusalan turvakengät ovat hyvin erilainen hankinta kuin työntekijälle ostettu arkikäyttöön sopiva merkkitakki.
Tällaiset vaatteet on kaikista helpoin perustella yrityksen piikkiin.
2. Yhtenäinen työasu voi olla verovapaa, mutta ehdot ovat tiukat
Työnantajalla on lähtökohtaisesti velvollisuus järjestää työntekijälle työssä tarvittavat työvälineet. Joissain töissä tämä tarkoittaa myös suojavaatteita tai muita varusteita, joiden avulla työtä voidaan tehdä turvallisesti.
Tällaisia voivat olla esimerkiksi turvakengät, suojahaalarit, huomiovaatteet, suojalasit, käsineet, kypärät, esiliinat tai muut työssä tarvittavat suojaavat vaatteet.
Jos vaatteen tarkoitus on suojata työntekijää, mahdollistaa työn tekeminen turvallisesti tai muuten liittyä suoraan työtehtävien hoitamiseen, kyse ei yleensä ole työntekijän henkilökohtaisesta palkitsemisesta. Tällöin työntekijälle ei lähtökohtaisesti synny veronalaista etua.
Esimerkiksi rakennusalan turvakengät ovat hyvin erilainen hankinta kuin työntekijälle ostettu arkikäyttöön sopiva merkkitakki.
Hyvä käytännön esimerkki löytyy Verohallinnon ohjeesta. Verohallinto mainitsee yhtenäisinä työasuina esimerkiksi tarjoilijoiden asut. Ohjeen mukaan ravintola voi hankkia tarjoilijoille työasuiksi T-paidat, joihin on painettu ravintolan nimi ja logo. Kun paidat luovutetaan työntekijöille käytettäväksi työtehtävissä, ravintolan ei tarvitse suorittaa luovutuksesta oman käytön arvonlisäveroa, koska kyse on työntekijöille hankituista yhtenäisistä työasuista.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että mikä tahansa logopaita olisi automaattisesti verotuksessa ongelmaton. Ratkaisevaa on, että vaate on aidosti työasu, sitä käytetään työtehtävissä ja se liittyy yrityksen toimintaan.
Käytännössä: Ravintolan logollinen T-paita, joka on työnantajan omaisuutta, jota säilytetään työpaikalla ja jota ei käytetä vapaa-ajalla, on todennäköisesti verovapaa – sekä tuloverotuksessa että ALV:ssa. Tämä perustuu siihen, että:
- Vaatteet ovat ”yhtenäinen työasu”
- Ne liittyvät yrityksen toimintaan ja erottavat henkilökunnan asiakkaista
- Käyttö on rajattu työtehtäviin
Mitä lähempänä yhtenäinen teema-asu on tavallista arkipukua (KHO 1991-B-555) tai muotivaatetta (KHO 1995-B-538), sitä suurempi riski.
Mitä KHO ratkaisut kertovat työvaatteista yrityksen piikkiin?
Työvaatteiden verotuksesta löytyy myös oikeuskäytäntöä. Sen perusteella rajanveto ei ole uusi asia.
KHO ratkaisuissa työvaatteiden verovapautta on puoltanut erityisesti se, että vaate on selvästi työnantajan toimintaan liittyvä työasu, siinä on työnantajan tunnukset, vapaa-ajan käyttö on kielletty ja omistusoikeus säilyy työnantajalla.
Esimerkiksi terminaalivirkailijan työpuku katsottiin verovapaaksi, kun puku oli työnantajan omistama, sitä ei saanut käyttää vapaa-ajalla, sitä säilytettiin työpaikalla ja siinä oli selvästi työnantajan tunnukset.
Toiseen suuntaan taas vievät tilanteet, joissa vaate muistuttaa tavallista arkipukua tai muotivaatetta. Mitä lähempänä yhtenäinen työasu on tavallista arkipukua tai muotivaatetta, sitä suurempi riski on, että työntekijälle katsotaan syntyvän veronalainen etu.
Tämä näkyy esimerkiksi KHO pankkitoimihenkilöiden arkipukuja koskevassa ratkaisussa KHO:1991-B-555 sekä muotivaatteiden vähittäiskauppaa koskevassa ratkaisussa KHO:1995-B-538. Näissä työntekijöille hankitut työasut katsottiin veronalaiseksi eduksi, koska vaatteilla katsottiin olevan käyttöarvoa myös työn ulkopuolella ja ne säästivät työntekijän omia elantomenoja. Tämä siitä huolimatta, että pankkiesimerkissä ei vaatteita ollut lupaa pitää muualla kuin töissä.
Käytännön opetus on tämä: logo, yhtenäinen teema tai työnantajan ohje ei yksin riitä, jos vaate näyttää ja toimii muuten tavallisena arkivaatteena.
3. Tavalliset vaatteet yrityksen piikkiin ovat usein riskisiä
Suurin riski liittyy tavallisiin vaatteisiin.
Jos työnantaja ostaa työntekijälle vaatteita, joita tämä voisi käyttää muutenkin arjessa, kyse voi olla työntekijän veronalaisesta edusta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi puku, jakkupuku, mekko, takki, lenkkarit, farkut, tavallinen huppari tai tavallinen t-paita.
Moni yrittäjä ajattelee, että “tarvitsen siistejä vaatteita asiakaspalavereihin, joten niiden pitäisi olla yrityksen kuluja”. Verotuksessa tämä ei yleensä riitä. Jos vaate on tavallinen vaate, jota voi käyttää myös vapaa-ajalla, sitä pidetään helposti henkilökohtaisena elantomenona.
Tämä pätee, vaikka vaatetta käyttäisi käytännössä pelkästään töissä.
Hyvä nyrkkisääntö on tämä: jos vaate näyttää tavalliselta arkivaatteelta ja sitä voisi käyttää myös vapaa-ajalla, sen vähentämiseen yrityksen kuluna kannattaa suhtautua varovaisesti.
Vaatteet yrityksen piikkiin: riittääkö pelkkä logo?
Tämä on ehkä koko aiheen tärkein kysymys.
Pelkkä logo ei automaattisesti tee tavallisesta vaatteesta verovapaata työvaatetta.
Logo auttaa perustelemaan sitä, että vaate liittyy yrityksen toimintaan ja erottaa henkilökunnan asiakkaista. Se ei kuitenkaan yksin riitä, jos vaate on muuten aivan tavallinen arkivaate, jota saa käyttää myös vapaa-ajalla.
Esimerkiksi ravintolan tarjoilijoiden logopaita, jota käytetään työvuoroissa ja joka erottaa henkilökunnan asiakkaista, on eri asia kuin työntekijälle annettu tavallinen huppari, jossa on pieni logo rinnassa ja jota saa käyttää vapaasti myös arjessa.
Ensimmäinen tilanne on yleensä helpompi perustella työasuksi. Toinen taas näyttää verotuksessa helpommin työntekijälle annetulta vaate-edulta.
Eli logo on hyvä asia, mutta se ei yksin ratkaise asiaa. Ratkaisevaa on kokonaisuus: miksi vaate hankittiin, missä sitä käytetään, erottaako se henkilökunnan asiakkaista, saako sitä käyttää vapaa-ajalla ja jääkö vaate työnantajan omistukseen.
Rajanveto onkin vaikeaa, milloin jokin vaate logon kanssa voidaan tulkita markkinointikuluksi ja milloin se on omaa elantomenoa?
Siksi vaatteet yrityksen piikkiin ei ole automaattisesti oikein vain siksi, että vaatteessa on pieni logo. Logo tukee perustelua, mutta käyttötarkoitus ratkaisee.
Yrittäjän työvaatteet yrityksen piikkiin?
Yrittäjän kohdalla kysymys kuuluu usein näin: voinko ostaa itselleni vaatteet yrityksen piikkiin, jos käytän niitä töissä?
Vastaus riippuu siitä, millaisesta vaatteesta on kyse ja missä yritysmuodossa toimitaan.
Jos kyseessä on osakeyhtiö ja yrittäjä työskentelee yhtiössä, arviointi muistuttaa työntekijän työvaatearviointia. Silloin katsotaan, onko vaate aidosti työssä tarvittava suojavaate, yhtenäinen työasu tai muuten selvästi yrityksen toimintaan liittyvä hankinta.
Jos kyseessä on toiminimiyrittäjä, tilanne ei ole aivan sama, koska toiminimiyrittäjä ei voi antaa itselleen henkilökuntaetua samalla tavalla kuin osakeyhtiö voi antaa työntekijälleen. Silloin arvioidaan ennen kaikkea sitä, onko vaate elinkeinotoiminnan vähennyskelpoinen meno vai yrittäjän oma yksityiskulu.
Käytännön rajanveto on silti hyvin samantyyppinen: suojavaatteet ja vain työssä käytettävät erityiset työvaatteet ovat helpommin perusteltavissa. Tavalliset vaatteet, joita voi käyttää myös vapaa-ajalla, ovat verotuksessa riskisempiä.
Eli jos kirjanpitäjä kysyy “voisitko käyttää tätä myös vapaa-ajalla?”, se ei ole kiusantekoa. Se on juuri se kysymys, johon verotuksessa usein törmätään.
Hyvä esimerkki perustellusta hankinnasta voisi olla rakennusyrittäjän turvakengät tai kauneusalan yrittäjän työssä tarvittava suojavaate. Huonompi esimerkki taas olisi yrittäjän itselleen ostama puku, takki tai tavallinen huppari, jota voisi käyttää normaalisti myös vapaa-ajalla.
Yrittäjän kohdalla kysymys “voiko vaatteet yrityksen piikkiin laittaa?” tulee vastaan erityisen usein, koska yrittäjä käyttää samoja vaatteita helposti sekä työssä että vapaa-ajalla.
Entä mainosvaatteet?
Vaatteita voidaan hankkia yrityksen kautta myös markkinointitarkoituksessa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikkien logovaatteiden verokohtelu olisi sama.
Markkinointivaatteissa pitää erottaa ainakin kolme eri tilannetta: asiakkaille ja yhteistyökumppaneille annetut mainosvaatteet, työntekijöille annetut logovaatteet ja somevaikuttajille vastikkeeksi annetut vaatteet.
Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille jaettavat logovaatteet voivat olla tavanomaisia mainoslahjoja, jos ne ovat arvoltaan vähäisiä, niitä jaetaan samanlaisina useille vastaanottajille ja niissä on yrityksen logo, nimi tai muu tunnus. Tällaisia voivat olla esimerkiksi logopaidat, pipot, lippikset tai huivit.
Jos vaate on arvokas, yksilöllisesti valittu tai annetaan tietylle asiakkaalle liikesuhteen hoitamiseksi, se voi muistuttaa enemmän edustuslahjaa kuin mainoslahjaa. Silloin verokohtelu voi olla yrityksen kannalta heikompi.
Työntekijöille annetut logovaatteet ovat oma asiansa. Niitä ei yleensä voi käsitellä mainoslahjoina vain siksi, että niissä on yrityksen logo. Työntekijän kohdalla pitää arvioida, onko kyse työvaatteesta, henkilöstölahjasta vai veronalaisesta palkkaedusta.
Jos yritys antaa työntekijälle logohupparin ajatuksella “käytä tätä vapaa-ajalla ja mainosta samalla yritystä”, ollaan riskialueella. Tällöin vaate voi säästää työntekijän omia vaatekuluja, jolloin kyse voi olla veronalaisesta edusta.
Somevaikuttajien kohdalla ratkaisevaa on, annetaanko vaate aidosti lahjaksi vai vastineeksi näkyvyydestä. Jos vaate annetaan vastineeksi postauksesta, videosta, maininnasta tai muusta markkinointitoimenpiteestä, kyse on saajalle veronalaisesta tulosta.
Eli sama logohuppari voi olla yhdessä tilanteessa mainoslahja, toisessa työvaate ja kolmannessa veronalainen palkka tai sometulo. Verotus riippuu siitä, kenelle vaate annetaan ja miksi.
Mainoslahjoissa on 50 euron raja, jos ne annetaan asiakkaille tai yhteistyökumppaneille. Tämä pätee myös muita mainoslahjoja kuin vaatteita.
Saako työvaatteiden arvonlisäveron vähentää?
Arvonlisäveron osalta perusajatus on tämä: alvin saa vähentää vain, jos hankinta liittyy arvonlisäverolliseen liiketoimintaan ja vähennykseen oikeuttavaan käyttöön.
Jos vaate on oikeasti yrityksen liiketoiminnassa tarvittava työvaate, suojavaate tai markkinointikäyttöön hankittu tuote, alv-vähennys voi olla mahdollinen.
Jos taas vaate tulee yrittäjän tai työntekijän yksityiskäyttöön, alvia ei saa vähentää samalla tavalla.
Tässäkin palataan samaan peruskysymykseen: onko kyse oikeasti yrityksen toimintaan liittyvästä vaatteesta vai yksityiskäyttöön sopivasta vaatteesta?
Jos vaate näyttää tavalliselta arkivaatteelta, sitä voi käyttää vapaa-ajalla ja se jää henkilön omaan käyttöön, alv-vähennyksen kanssa kannattaa olla varovainen.
Myös arvonlisäveron kannalta vaatteet yrityksen piikkiin vaatii saman perusjaottelun: onko kyse yrityksen käyttöön hankitusta työvaatteesta vai yksityiskäyttöön sopivasta vaatteesta?
Käytännön muistilista ennen kuin ostat vaatteita yrityksen piikkiin
Ennen kuin ostat vaatteita yrityksen kortilla, kysy ainakin nämä kysymykset:
Tarvitaanko vaatetta työssä oikeasti?
Onko kyse suojavaatteesta tai työturvallisuuteen liittyvästä varusteesta?
Onko vaate osa yhtenäistä työasua?
Erottuuko vaate selvästi asiakkaiden tai muiden ihmisten vaatetuksesta?
Onko vaatteessa selkeä yrityksen logo tai muu tunniste?
Voiko vaatetta käyttää normaalisti vapaa-ajalla?
Saako työntekijä vaatteen omakseen vai säilyykö omistusoikeus työnantajalla?
Onko vapaa-ajan käyttö kielletty?
Säilytetäänkö vaate työpaikalla?
Onko käyttötarkoitus dokumentoitu kirjanpitoa varten?
Jos useampi vastaus vie siihen suuntaan, että vaate näyttää tavalliselta yksityiskäyttöön sopivalta vaatteelta, kannattaa olla varovainen.
Yhteenveto: kyllä, mutta älä osta vaatteita yrityksen piikkiin liian kevyin perustein
Vaatteita voi joissain tilanteissa ostaa yrityksen piikkiin, mutta kaikki työssä käytettävät vaatteet eivät ole verotuksessa työvaatteita.
Turvallisin tilanne on silloin, kun kyse on selkeästä suojavaatteesta tai työssä välttämättömästä varusteesta. Yhtenäinen työasu voi myös olla verovapaa, jos se liittyy työn luonteeseen, erottaa henkilökunnan asiakkaista, siinä on selkeät tunnukset, sitä ei käytetä vapaa-ajalla ja omistusoikeus säilyy työnantajalla.
Tavalliset vaatteet ovat eri asia. Jos vaatetta voi käyttää myös vapaa-ajalla, verottaja voi katsoa sen työntekijän tai yrittäjän henkilökohtaiseksi kuluksi. Silloin kyse voi olla veronalaisesta palkasta tai yksityiskulusta, ei yrityksen vähennyskelpoisesta työvaatteesta.
Paras nyrkkisääntö on tämä:
Jos vaate näyttää tavalliselta arkivaatteelta ja sitä voi käyttää normaalisti vapaa-ajalla, älä oleta sen olevan automaattisesti yrityksen kulu. Jos vaate taas on selvästi työhön liittyvä, tunnuksellinen, työnantajan omistama ja vain työkäyttöön tarkoitettu, perustelut ovat huomattavasti paremmat.
Epäselvissä tilanteissa kannattaa kysyä kirjanpitäjältä ennen ostoa, ei vasta sitten, kun kuitti on jo kirjanpidossa.
Vaatteet yrityksen piikkiin onnistuu joissain tilanteissa, mutta kaikki työssä käytettävät vaatteet eivät ole verotuksessa työvaatteita.