Verkkokaupan kirjanpito – Mitä tulisi huomioida?

Verkkokaupat yleistyvät kovaa tahtia ja myös monet pienyrittäjät ovat hypänneet verkkokauppojen maailmaan mukaan. Verkkokaupan kirjanpito saattaa kuitenkin mietityttää. Mitä verkkokaupan kirjanpidossa oikein tulisikaan ottaa huomioon ja kannattaisiko kirjanpito siirtää asiantuntijalle? Tämä artikkeli vastaa juuri näihin kysymyksiin, jatka siis lukemista!

Verkkokaupan kirjanpito

Verkkokauppa voi olla joko yrityksen päämyyntikanava, jolloin liiketilaa ei välttämättä edes ole olemassa, vaan tuotteet lähtevät suoraan varastosta asiakkaalle, tai perinteisen kivijalkakaupan lisämyyntikanava, jotta paikallinen yrittäjä voi myydä tuotteitaan laajemmalle asiakaskunnalle.

Verkkokaupan kirjanpito noudattaa samaa peruskaavaa kuin muidenkin alojen kirjanpito. Kirjanpito on yksi yrityksen taloushallinnon tehtävistä, johon yrityksen rahavirta eli tulot ja menot kirjataan ajantasaisesti ylös. Muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kirjanpito on yritykselle pakollista eli yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Kirjanpidon vaatimukset määräytyvät yrityksen koon mukaan ja siksi erikokoisten verkkokauppayritysten kirjanpito voikin koostua eri tavoin. 

Lisää yrityksen kirjanpidosta voit lukea aiemmasta blogitekstistämme täältä.

Mitä ottaa huomioon verkkokaupan kirjanpidossa?

Vaikka kirjanpidon perusteet voivat verkkokauppayrityksessä olla samat kuin missä tahansa muussakin yrityksessä, on joitakin seikkoja, mitä kannattaa huomioida erityisesti verkkokaupan kirjanpidossa.

Maksuliikenne

Maksuliikenne toimii verkkokaupassa yhden tai useamman eri maksunvälittäjän kautta. Maksuliikennepalvelua valittaessa kirjanpidon kannalta tärkeintä on, että palvelusta on helposti saatavilla kaikki kauden tapahtumat ja tiliote. Suoraveloituksen lisäksi useat verkkokaupat tarjoavat asiakkailleen mahdollisuuden laskuun tai osamaksuun. Myös nämä täytyy määritellä kirjanpitoa varten.

Myyntitapahtumien automatisointi

Verkkokaupassa myyntitapahtumia kertyy yleensä runsaasti, ja siksi myös kirjanpito täyttyy erilaisista tapahtumista. Myyntitapahtumat olisikin hyvä automatisoida, jotta myyntitapahtumat kirjautuisivat automaattisesti kirjanpitoon. Lukuisten myyntitapahtumien hallinta voi manuaalisesti olla haastavaa, ja kirjauksen automatisoinnilla virheiltä voisi välttyä. Automatisointi helpottaa myös yrittäjän työtä ja vähentää kirjanpitoon kuluvaa aikaa.

Me Tilitoimisto Älyllä käytämme palveluissamme sähköistä Procountor Taloushallintoa. Procountoriin on mahdollista integroida paljon erilaisia ohjelmia, kuten myös verkkokauppoja. Verkkokaupan ja kirjanpidon voi siis integroida keskenään ja näin automatisoida toimintaa. Procountorin Kevätkampanjassa on nyt Taloushallinnon ohjelmistot -30% vuoden loppuun saakka. Lue täältä, miksi kannattaa valita sähköinen taloushallinto.

Maiden ALV-verotukset

Verkkokaupan etuna on se, että useimmiten tuotteita voidaan myydä eri maihin. Ulkomaille myytäessä on kuitenkin huomioitava jokaisen maan oma ALV-verotus, joka vaihtelee maan oman ALV-kannan mukaan. Sekä kirjanpito että verkkokauppaohjelmisto tarvitsevat ulkomaille myydyn tuotteen ALV-kannan. Jotkin verkkokauppa-alustat pystyvät määrittelemään sen automaattisesti. Oikean arvonlisäveron määrittelemiseksi täytyy tietää ostajan maa sekä onko ostaja kuluttaja vai yritys. Täältä voit tutustua EU-maiden ALV-verotukseen.

Tässä muutama esimerkki ALV-verotuksesta:

Kun verkkokaupasta myydään tavaraa suomalaiselle kuluttajalle: myynti on normaalia Suomen arvonlisäveronalaista myyntiä (alv 10, 14 tai 24%)

Kun verkkokaupasta myydään tavaraa suomalaiselle yritykselle: myynti on normaalia Suomen arvonlisäveronalaista myyntiä (alv 10, 14 tai 24%)

Kun verkkokaupasta myydään tavaraa toiseen EU-maahan sijoittautuneelle kuluttajalle: myyntiin voidaan soveltaa Suomen arvonlisäverokantaa (alv 10, 14 tai 24%), jos myyntiä kuluttajille muihin EU-maihin on maksimissaan 10 000 eurolla vuodessa. Mikäli 10 000 euron myynnin raja kuluttajille muissa EU-maissa ylittyy, tulee yrityksen joko rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi ostajan maahan tai mennä helpomman kautta ja käyttää arvonlisäveron erityisjärjestelmää velvoitteiden hoitamiseen. 

Kun verkkokaupasta myydään tavaraa toiseen EU-maahan sijoittautuneelle yritykselle: kauppa on yhteisökauppaa ja tavaran myynti toiselle yritykselle on yhteisökaupassa yleensä verotonta. Yhteisömyynnin- ja hankinnan tiedot on ilmoitettava arvonlisäveroilmoituksella. Yhteisömyynnin tiedot on lisäksi ilmoitettava arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella. Näissä kannattaa olla tarkkana ja kommunikoida kirjanpitäjän kanssa, sillä arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen myöhästymisestä minimisakko on 100 euroa ja se määrätään jo päivän myöhässä annetusta ilmoituksesta.

Kun verkkokaupasta myydään tavaraa EU:n ulkopuolelle (yritys ja kuluttaja): tavaroiden vienti on verotonta, jos tavara kuljetetaan suoraan EU:n alueen ulkopuolelle. Edellytyksenä on, että tavaran kuljetuksen tekee joko myyjä itse tai ulkopuolinen kuljetusliike myyjän tai ostajan toimeksiannosta.

Varmista, että ymmärrät ALV:n vaatimukset ja että yrityksesi sekä sen kirjanpito toimivat vaatimusten mukaan. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä auttaa sinua, jos jokin aiheessa mietityttää. Voit kysyä apua meiltä ottamalla yhteyttä!

Varaston hallinta

Jos verkkokauppa myy tuotteita, on varastonhallinta sekä myynnin että taloushallinnon kannalta järkevää. Käytä varaston hallintaan siihen tarkoitettua järjestelmää ja inventoi varasto säännöllisesti. Varaston hallinnassa olisi tärkeää kirjata ainakin varastossa olevat tuotteet, niiden määrä sekä arvo.

Ajantasainen ja inventoitu järjestelmä auttaa sinua myös taloudellisesti, sillä silloin tiedät tarkasti, mitä tuotetta on vielä jäljellä ja mitä tuotetta täytyy mahdollisesti tilata lisää. Näin voidaan välttyä virheostoilta ja mahdollisilta budjetin ylityksiltä.

Verkkokauppapalautukset

Verkkokaupan kirjanpitoon on myös kirjattava verkkokauppapalautukset. Palautuskäytäntö on syytä rakentaa perusteellisesti ja yhdessä kirjanpitäjän kanssa. 

Postnord on julkaissut kattavan artikkelin palautuskäytännöistä. Sen avulla voit suunnitella oman verkkokauppasi palautustoimintaa.

Osaava kirjanpitäjä apunasi

Asiantunteva kirjanpitäjä auttaa kaikissa verkkokaupan vaiheissa. Koska verkkokaupan taloushallintoon liittyy useita eri vaiheita, suosittelemme sen ulkoistamista taloushallinnon ammattilaiselle. Keskustele kirjanpitäjäsi kanssa kirjanpidon käytännön järjestelyistä ja käykää läpi mm. seuraavat kohdat:

• Kerro verkkokauppasi toiminnasta mahdollisimman tarkasti: Mitä palveluita ja tuotteita yrityksesi myy? Miten verkkokauppasi toimii? Miten hoidat maksuliikenteen?
• Jakakaa kirjanpidon vastuualueet ja keskustelkaa siitä, mitä kirjanpito vaatii sinulta. Entä mitkä osa-alueet kirjanpitäjä hoitaa puolestasi?
• Keskustelkaa taloushallinnon automatisoinnista ja digitalisoimisesta. Mitä kaikkea verkkokaupan kirjanpidosta on mahdollista automatisoida?
• Kirjanpitäjä opastaa sinua, mitkä raportit taloushallintoa varten tarvitaan.
• Käykää lopuksi myös läpi, aikooko verkkokauppasi myydä ulkomaille ja miten verkkokauppa hoitaa palautuskäytännön.

Tarjoamme henkilökohtaista palvelua pienille ja keskisuurille yrityksille. Olemme kumppanisi jokaisessa liiketoiminnan vaiheessa ja autamme yrityksesi kohti menestystä. Tutustu palveluihimme täältä!