Kirjanpito on tärkeä osa yritystoimintaa ja useimmiten se on myös pakollista. Aloittavan yrityksen kirjanpitovelvollisuus riippuu perustettavan yrityksen koosta ja yritysmuodosta, mutta joka tapauksessa kirjanpitoa kannattaa tehdä aina, sillä se helpottaa yrityksen taloussuunnittelua huomattavasti. Kirjanpidolla on myös erilläänpitotehtävä, eli sen avulla voidaan erottaa yrityksen liiketapahtumat muiden yritysten liiketapahtumista sekä yrityksen ja yrittäjän rahat toisistaan.
Mitä kirjanpidosta tulisi tietää yritystä perustaessa?
Yrittäjän on hyvä olla tietoinen siitä, että vaikka yritys olisi ulkoistanut kirjanpitonsa, ovat yrittäjät ja toimitusjohtajat vastuussa oman yrityksensä kirjanpidosta. Tämän vuoksi jokaisen yrittäjän tulisi osata edes perusasiat kirjanpitoon liittyen. Taloushallintoliitto on julkaissut Kirjanpidon ABC:n, joka kannattaa jokaisen yrittäjän käydä lukemassa, jos kirjanpito ei ennalta ole tuttua. Kirjanpidon ABC löytyy osoitteesta https://taloushallintoliitto.fi/kirjanpidon-abc.
Voit halutessasi tutustua kirjanpidon palveluihini tältä sivulta.
Yrityksen kirjanpitovelvollisuus
Kirjanpitovelvollisuus koskee lähtökohtaisesti kaikkia yrityksiä. Kirjanpitovelvollisuus ja yrityksen verotus perustuvat lakiin. Yrityksen toimintaa sääteleviä lakeja ovat mm. kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki sekä erilaiset tuloverolait. Yrityksen verotus pohjautuu yrityksen kirjanpitoon. Kirjanpito tulee myös muistaa,kun hankintoja ostetaan ”firman piikkiin”. Pääsääntönä on, että kaikki yrityksen toimintaan liittyvät kulut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia kuluja. Näissä on kuitenkin eroavaisuuksia esimerkiksi eri aloilla toimivien yritysten välillä. Kirjanpitäjäsi osaa neuvoa mitkä kulut ovat vähennyskelpoisia ja mitkä vähennyskelvottomia.
Kirjanpitoa varten kaikki tositteet eli yrityksen kuitit, laskut, myyntilaskut ja muut liiketapahtumia todentavat dokumentit tulee säilyttää. Tämä on tärkeää esim. arvonlisäverovähennystä varten, sillä sen vähennyskelpoisuuden edellytyksenä on, että laskussa tai kuitissa on eritelty arvonlisävero. Käytännössä arvonlisäverovähennys toteutuu niin, että arvonlisäverovelvollinen yrittäjä sisällyttää myymäänsä tavaraan tai palveluun arvonlisäveron osuuden. Yritys voi kirjanpidossa vähentää ostamistaan tuotteistaan ja palveluistaan arvonlisäveron ja tilittää valtiolle ostojen ja myyntien välisen arvonlisäverojen erotuksen.
Yhtiömuotojen erot
Yhtiömuodolla on merkitystä mm. yrityksen verotukseen, kirjanpitoon ja yrityksen varojen nostamiseen. Jos toiminimiyrittäjä haluaa nostaa varoja yrityksestä, ne ovat yksityisottoja. Osakeyhtiöstä rahaa voi nostaa palkan muodossa tai osinkoina. Yksityisen elinkeinonharjoittajan yritystuloa verotetaan yrittäjän henkilökohtaisena ansio- ja pääomatulona. Osakeyhtiön maksamaa tuloveroa kutsutaan yhteisöveroksi ja se on 20 % tuloksesta.
Yhtiömuodon perustamisprosessissakin on hieman eroja. Osakeyhtiön tulee tehdä perustamisilmoitus PRH:n verkkosivuilla. Ilmoitus maksaa 275 euroa ja siihen ei enää vaadita osakepääomaa. Yksityinen elinkeinonharjoittaja voi tehdä toiminimen perustamisilmoituksen PRH:n 60 eurolla.
Yrityksen kirjanpidon toteuttaminen
Yrityksen kirjanpidon voi toteuttaa monella eri tapaa, mutta tärkeintä on sen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Yrittäjä voi esimerkiksi itse hoitaa kirjanpidon, jos hänellä on siihen aikaa. Perheyrityksissä joku perheenjäsenistä voi ottaa kirjanpidon vastuulleen. Pienissä sivutoimisissa yrityksissä kirjanpidon hoitaminen itse on melko yksinkertaista, mutta se voi toiminnan kasvaessa muuttua haasteellisemmaksi ja aikaa vieväksi.
Yleisin tapa hoitaa kirjanpito on ulkoistaa se tilitoimistolle. Tilitoimistoilta tilitoimistojen tarjoamiin kirjanpitopaketteihin kuuluu yleensä lakisääteisen kirjanpidon lisäksi raportintia neuvontaa. Tilitoimistolta voi usein saada myös kattavamman taloushallintopaketin, johon sisältyy myös reskontranhoitamista eli esimerkiksi laskujen maksatusta. Kirjanpidon ulkoistamisella yrittäjälle jää enemmän aikaa varsinaiseen liiketoimintaan. Tilitoimistoa valitessa voi pienelle yritykselle olla kannattavampaa valita pienempi 1-10 henkilön tilitoimisto. Pienen tilitoimiston hyöty on siinä, että yrittäjä ja kirjanpitäjä tuntevat toisensa ja yrittäjä saa henkilökohtaisempaa palvelua. Isoimmissa ketjutilitoimistoissa pieni yritys voi helposti hukkua massaan ja jäädä palvelussa suurten yritysten jalkoihin.
Perinteinen vs. sähköinen taloushallinto
Olet varmasti kuullut termin sähköinen taloushallinto. Mitä se tarkoittaa ja kuinka se eroaa perinteisestä taloushallinnosta?
Perinteisessä kirjanpidossa kirjanpitäjä tekee yrittäjän kirjanpidon kirjanpitoon tarkoittamalla ohjelmalla. Yrittäjä voi lähettää tositteet tilitoimistoon postitse tai paperittomasti esim. sähköpostilla tai erilaisten pilvipalveluiden kuten Dropboxin tai Google Driven kautta. Kirjanpitäjä laatii tositteiden perusteella kirjanpidon ja tekee tarvittavat laskelmat ja raportoinnit.
Sähköisessä taloushallinnossa käytössä on usein selaimella pilvessä toimiva järjestelmä. Järjestelmällä voidaan toteuttaa pelkän kirjanpidon lisäksi myös kaikki muu taloushallinto, kuten ostoreskontra, myyntireskontra, palkkojen ja matkalaskujen maksaminen. Ostoreskontralla tarkoitetaan ostolaskujen maksamista, myyntireskontralla myyntilaskujen lähettämistä ja matkalaskuihin kuuluvat esim. päivärahat ja kilometrilaskelmat.
Sekä yrittäjä että kirjanpitäjä käyttävät samaa sähköistä järjestelmää. Yrittäjä voi hoitaa sen avulla normaalit pankissa tapahtuvat ostojen maksamiset ja laskutusohjelmalla tapahtuvat myyntilaskujen lähettämiset. Kirjanpitäjä puolestaan pääsee hoitamaan yrittäjän maksamien ostolaskujen ja lähettämien myyntilaskujen kirjanpidon.
Sähköisen kirjanpidon hyvät puolet
Sähköisessä kirjanpidon järjestelmässä on monia hyviä puolia. Ensinnäkin sen avulla pystytään näkemään yrityksen taloustilanne aina reaaliajassa eikä se ole sidottu aikaan tai paikkaan, kuten esimerkiksi fyysiseen tilitoimistoon. Ainoa mitä järjestelmään pääsemiseen vaaditaan, on toimiva Internetyhteys.
Järjestelmän käyttäminen säästää aikaa ja vaivaa sekä yrittäjältä että kirjanpitäjältä, kun yrittäjän ei tarvitse lähetellä tositteita postilla ja kirjanpitäjän ei tarvitse etsiä tietoja erillisistä mapeista. Tämä lisää myös turvallisuutta, sillä asiakirjat eivät enää voi kadota matkalla ja manuaalisesta kirjaamisesta aiheutuneita virheitä ei enää voi tulla kirjanpitoon. Tarpeen vaatiessa kaikki tiedot pystyy välittämään esimerkiksi toiseen tilitoimistoon todella nopeasti. Myös päivitykset hoituvat automaattisesti ja järjestelmät ovat turvallisia sekä niiden tietosuojaa päivitetään koko ajan.
Sähköisen kirjanpidon huonot puolet
Ei niin hyvää, ettei jotain pahaakin. Huonoina puolina sähköisessä järjestelmässä voidaan pitää sen kallista hintaa varsinkin pienille yrityksille. Lisäksi se voi olla tarpeettoman järeä pienimuotoisen yrityksen tarpeisiin. Sen käyttäminen vaatii myös jonkin verran teknistä osaamista yrittäjältä, joten jos sitä ei ole, perinteinen kirjanpito voi olla helpompi ratkaisu. Me Tilitoimisto Äly:ssä emme väkisin yritä myydä teille sähköistä järjestelmää vaan saat rehellisen mielipiteen sähköisen taloushallintojärjestelmän sopivuudesta juuri Sinun yrityksesi kohdalla.
Miten löydät yrityksellesi sopivan kirjanpitäjän?
Tilitoimistoissa on eroja ja juuri omalle yritykselle parhaiten sopivan kirjanpitäjän löytäminen voi olla toisinaan haasteellista. Paikallisia kirjanpitäjiä tai tilitoimistoja voi aluksi lähteä etsimään Googlen kautta käyttämällä hakusanoja kirjanpitäjä tai tilitoimisto + oma kaupunki. Usein Googlen kautta pääsee lukemaan lisäksi arvosteluja niistä. Voit myös käyttää esimerkiksi Talouskuutio.fi sivustoa, jonka kautta voi helposti kilpailuttaa useamman tilitoimiston kerralla täysin ilmaiseksi!
Kannattaa ehdottomasti myös kysellä tutuilta yrittäjiltä heidän kirjanpitäjäänsä tai tilitoimistoaan ja tiedustella suosituksia. Puskaradio toimii vahvasti myös oikean kirjanpitäjän etsimisessä, joten älä pelkää kysyä tilitoimiston tai kirjanpitäjän nimeä tuttaviltasi.
”Jos olet yrittäjä tai perustamassa yritystä ja etsit hyvää sekä asiantuntevaa kirjanpitäjää, niin suosittelen tutustumaan Tilitoimisto Äly:n kirjanpito-palveluun. Kalle on todella asiantunteva ja proaktiivinen. Yhteistyön johdosta moni talousasioihin liittyvä stressi on vähentynyt paljon.”
Miikka Linna, Toimitusjohtaja, Marketing Musketeers Oy
Usein kysyttyä kirjapidosta perustettaessa yritystä
Yrityksen kirjanpidon voi tehdä itse. Kirjanpitäjän käyttäminen ei ole pakollista ja voit säästää kirjanpidon kustannuksissa tekemällä kirjanpidon itsenäisesti varsinkin silloin jos yritystoiminta on vielä sen verran pienimuotoista että sinulla jää aikaa opetella ja tehdä kirjanpitoa yrityksen varsinaisen toiminnan lisäksi. Suosittelemme kirjanpitäjän ottamista silloin kun yrityksesi kasvaa ja muuttuu monimutkaisemmaksi. Kirjanpitäjä voi auttaa sinua yrityksesi päivittäisessä taloushallinnossa ja neuvoa sinua verosuunnittelussa.
Hyvä kirjanpitäjä aloittavalle yrittäjälle löytyy useimmiten suositusten tai verkostojen kautta. Tutulla on ollut kokemusta hyvästä kirjanpitäjästä ja hän kertoo siitä sinulle. Etsiessäsi kirjanpitäjää, kannattaa etsiä sellainen, jolla on kokemusta pienyritysten kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä. On myös tärkeää, että kirjanpitäjä on ajan tasalla verolainsäädännön uusimmista muutoksista. Hyvä kirjanpitäjä auttaa sinua säästämään rahaa hyödyntämällä kaikkia vähennyksiä, joihin olet oikeutettu.
Kyllä, osakeyhtiön kirjanpidon voi tehdä itse. Osakeyhtiön kirjanpito vaatii vähän enemmän paneutumista ja kirjaamistoimenpiteitä toiminimeen verrattuna, sillä osakeyhtiö on velvollinen tekemään kahdenkertaista kirjanpitoa. Tällöin tapahtumat merkitään kirjanpitoon kahteen kertaan eli niin sanotuille debet- ja kredit-tileille. Toiseksi, osakeyhtiön pitää myös aina tehdä tilikauden lopuksi tilinpäätös. Huomaa että tilinpäätös pitää tehdä silloinkin, kun yritys ei ole vielä aloittanut varsinaista toimintaa.
Kirjanpitäjä tekee useimmiten yrityksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Kirjanpitäjä seuraa myös yrittäjän puolesta ostovelkoja ja myyntisaamisia sekä antaa niistä tarvittaessa kuukausittaisia raportteja. Sen lisäksi hän voi auttaa sinua muissa yrityksen taloushallintoon liittyvissä neuvontaa vaativissa asioissa kuten; kirjanpitosäännösten noudattiminen, verosuunnittelua koskevien neuvojen antaminen, avustaminen tilintarkastuksessa. Kirjanpitäjä tekee mahdollisesti myös palkanlaskennan.