Mitä tilitoimisto tekee?
Tilitoimiston yleisin tehtävä on hoitaa asiakasyritystensä kirjanpitoa sekä taloushallintoa. Kirjanpito tuottaa tietoa yrityksen taloudesta yrittäjälle ja yritykselle itselleen sekä sen sidosryhmille. Kirjanpitoon kuuluvat myös mm. kausiveroilmoitukset verohallinnolle (ALV ja työnantajasuoritukset), tilinpäätös sekä veroilmoitus kerran vuodessa.
Myös palkanlaskenta kuuluu tilitoimistojen palveluihin. Näiden lisäksi tilitoimistoilta on mahdollista saada muita taloushallinnon palveluita, kuten kuukausittaista raportointia yrityksen talouden tilasta, kustannuspaikkalaskentaa ja budjetointia.
Minkälainen on hyvä tilitoimisto tai kirjanpitäjä?
Tilitoimistoja on yhden hengen tilitoimistoista satoja henkilöitä työllistäviin yhtiöihin. Kaikki tilitoimistot eivät kuitenkaan sovi kaikille asiakkaille. Yleisesti ottaen pienen yrityksen kannattaa valita itselleen pienempi tilitoimisto, sillä isommissa yhtiöissä pienet asiakkaat saattavat jäädä isompien jalkoihin.
Listasimme muutamia ominaisuuksia, joita mielestämme hyvällä tilitoimistolla ja kirjanpitäjällä on:
- Hyvä kirjanpitäjä on aidosti kiinnostunut yrityksestäsi, hän aktiivisesti neuvoo ja ohjaa sinua eteenpäin sekä antaa tukea kasvun tavoitteiden saavuttamiseen.
- Hyvällä tilitoimistolla on myös kyky sparrata ja ohjata yrityksesi kohti menestystä.
- Hyvä kirjanpitäjä valvoo myös etujasi, ja osaa varoittaa, mikäli asiat eivät mene kirjanpitolain tai muuten juridisesti oikein.
- Hyvä tilitoimisto säästää aikaasi, jotta ehdit keskittyä olennaiseen eli liiketoimintasi kehittämiseen.
- Hyvä tilitoimisto osaa kommunikoida selkeästi ja asiakkaan ymmärtämällä tavalla.
Tärkeintä on, että tilitoimisto ja kirjanpitäjä ovat tavoitettavissa, toimivat asiakaslähtöisesti sekä ammattitaitoisesti ja nykypäivänä myös digitaalisesti ja luontoa säästäen, eli dokumentit ovat paperin sijaan sähköisessä muodossa.
Listasimme alle 5 tärkeintä asiaa, jotka tulisi ottaa huomioon
sopivaa tilitoimistoa valitessa:
1. Tarjoaako tilitoimisto yrityksellesi sopivia ratkaisuja?
Ennen tilitoimiston valintaa on hyvä käydä läpi tilitoimiston tarjoamat palvelut ja verrata niitä omiin tarpeisiin. Mieti seuraaviin kysymyksiin vastaukset palveluita kartoittaessa:
- Riittääkö sinulle perinteinen kirjanpito vai kaipaatko muitakin palveluita, kuten kustannuspaikkalaskentaa tai muita sisäisen laskennan palveluita?
- Tarjoaako tilitoimisto sinulle sopivia palveluita myös tulevaisuudessa kun yrityksesi kasvaa?
- Mitä palveluita haluat ulkoistaa: pelkästään kirjanpidon vai haluatko, että tilitoimisto hoitaa kaiken ostolaskujen ja palkkojen maksatuksesta lähtien?
- Tarvitseeko yrityksesi sähköistä taloushallintoa ja tarjoaako tilitoimisto sitä osana palveluitaan?
Tilitoimisto Äly käyttää sähköisenä taloushallinnon järjestelmänä monipuolista Finago Procountoria. Kirjoitimme sähköisestä taloushallinnosta ja sen höydyistä edellisessä blogikirjoituksessamme, jonka pääset lukemaan klikkaamalla tätä.
2. Minkälaisiin asiakkaisiin tilitoimisto on erikoistunut?
Pääsääntöisesti pienemmälle yritykselle sopii paremmin pienempi (alle 10 hengen) tilitoimisto, mutta isompikin yritys voi saada pienemmästä tilitoimistosta ensiluokkaista palvelua.
Pienistä tilitoimistoista useimmiten nimetään asiakkaalle oma kirjanpitäjä, joka hoitaa yrityksen taloushallinnon ja näin ollen myös tuntee asiakkaansa kuin omat taskunsa. Isoissa tilitoimistoissa kirjanpitäjä voi vaihtua todella usein ja ohjaaminen ja neuvonta jäävät taka-alalle.
Ymmärtääkö tilitoimisto alaasi?
Joskus tilitoimistot ovat erikoistuneita tietylle alalle eivätkä toisaalta palvele lainkaan tietyn alan yrittäjiä. Selvitä etukäteen ovatko he erikoistuneita johonkin alaan ja tekevätkö he juuri sinun alasi kirjanpitoja.
Tilitoimisto Äly on erikoistunut pieniin ja keskisuuriin yrityksiin. Voit käydä lukemassa palveluistamme kirjanpito pienelle yritykselle tai kirjanpito isommalle yritykselle sivuiltamme.
3. Onko kirjanpitäjäsi tavoitettavissa?
Kirjanpitäjän tavoitettavuus on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista tilitoimistoa valittaessa. Tavoitettavuuden tärkeyttä ei voi liikaa korostaa, sillä joskus kirjanpitäjä pitää saada kiinni todella nopeasti, jotta mahdollisiin ongelmiin pystytään reagoimaan ajoissa.
Nykyaikana yhteydenpitotyökaluina toimivat puhelimen, sähköpostin ja Whatsappin lisäksi erilaiset videopuheluohjelmat, kuten Skype ja Microsoft Teams. Myöskään perinteistä palaveria ei pidä väheksyä. Kannattaa siis selvittää, minkälaiset sähköiset työkalut tilitoimistolla on käyössä ja löytyykö heiltä toimistoa face-to-face palaveria varten.
Mikäli jo tarjouspyyntöön vastaamiseen menee kauan, kannattaa miettiä jotakin toista tilitoimistoa. Mikään ei ole ärsyttävämpää, kuin odottaa vastausta yksinkertaiseen kysymykseen pahimmassa tapauksessa viikkoja.
4. Suosittelijat
Tilitoimistot saavatkin usein uudet asiakkaat muiden asiakkaiden suositusten kautta. Mikäli tilitoimiston verkkosivuilla näkyy suosittelijoita yhteystietoineen, kannattaa rohkeasti soittaa ja kysyä, mitä mieltä he ovat olleet tilitoimiston toiminnasta.
Tyytyväiset asiakkaat ovat usein merkki hyvästä yrityksestä – näin on myös tilitoimistoissa.
5. Tilitoimiston hinnasto – mistä tilitoimisto laskuttaa sinua?
Tilitoimistojen hinnat voivat perustua esimerkiksi käytettyyn aikaan (tuntihinnoittelu), tositteiden tai vientien määrään, kiinteään kuukausihintaan tai näiden yhdistelmään.
Tuntihinnat voivat olla epäselviä, sillä eri työntekijöiden työtahti saattaa vaikuttaa hintaan. Kannattaa ottaa etukäteen selvää, kuinka kauan kuukauden kirjanpitoon kuluu suunnilleen aikaa. Kannattaa myös seurata hintaa kuukausittain ja reagoida, jos tuntimäärä kasvaa perusteettomasti.
Tilitoimisto Älyssä haluttiin hinnoittelun olevan mahdollisimman selkeä, läpinäkyvä ja reilu kaikille osapuolille. Päädyimme käyttämään kiinteän kuukausihinnan ja tositehinnoittelun yhdistelmää. Tutustu hinnastoomme täältä ja pyydä tarjous kirjanpitopalveluista sinunkin yrityksellesi!
Yhteenveto
Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valitseminen ei ole rakettitiedettä, mutta prosessissa pitää ottaa paljon erilaisia asioita huomioon. Palvelu on hyvä kilpailuttaa, jotta saat paremman käsityksen siitä, mitä esimerkiksi kuukausikustannuksen tulisi sisältää.
Nappaa siis blogimme vinkit talteen, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä matkan varrella!