Mikäli liiketoimintasi on muuttumassa tai laajenemassa, tai yhteistyö tilitoimistosi kanssa ei ole yhtä hedelmällistä kuin toivoisit, kirjanpitäjän vaihto saattaa olla tarpeen. Mutta millainen prosessi tilitoimiston vaihtaminen on ja mitä kannattaa huomioida tilitoimiston valinnassa? Laadimme oppaan tilitoimiston vaihtamiseen.
Sisällysluettelo
Mitä ottaa huomioon uuden tilitoimiston valinnassa?
Hinta usein ohjaa valintaa, mutta sen lisäksi kannattaa ottaa selvää uuden tilitoimiston toimintatavoista ja nykyisistä asiakkuuksista. Tilitoimiston valinnassa pätee sama sääntö kuin moneen muuhunkin, että halvin ei välttämättä ole se paras vaihtoehto, eikä myöskään kallein. Tärkeintä on löytää yrittäjää tukeva tilitoimisto, josta saat asiantuntevaa ja asiakkaistaan huolehtivaa palvelua.
Suositusten kysyminen toisilta yrittäjiltä on myös hyvä keino saada tietoa eri tilitoimistoista ja oikeasti siitä, mitä arki uuden kirjanpitäjän kanssa olisi. Kirjanpitäjän ja yrittäjän suhde perustuu pitkälti luottamukseen ja siitä syystä henkilökemioiden täytyy toimia. Meidän kanssamme voit sopia tapaamisen, jossa pääset henkilökohtaisesti tapaamaan kirjanpitäjäsi ennen päätöksen tekemistä.
Etene omaan tahtiisi
Tilitoimiston vaihtoa ei tarvitse sijoittaa vuoden alkuun tai muuhun tiettyyn ajankohtaan, vaan voit tehdä siirtymän silloin kun sinulle sopii. Vaihdon kanssa ei kuitenkaan tarvitse kiirehtiä, vaan voit ottaa rauhassa aikasi toimistojen kilpailuttamiselle ja tarvittavien muutosten kartoittamiselle.
Tässä kohtaa on myös hyvä miettiä, millä laajuudella haluat palveluita uudelta tilitoimistolta. Suosittu vaihtoehto on taloushallinnon ulkoistaminen kokonaan, eli kirjanpitäjä hoitaa kaiken, mm. myyntilaskujen tekemiset ja lähettämiset, reskontran hallinnan, veroilmoitukset, ostolaskut sekä palkkojen laskennat ja maksatukset. Vaihtoehtoisesti yrittäjä voi myös tehdä tämän kaiken itse, jolloin kirjanpitäjä vain pitää huolen, että kaikki on tehty oikein.
Mikäli haluaisit keskustella mahdollisesta asiakkuudesta meidän kanssamme, voit olla yhteydessä joko puhelimitse tai lähettää meille tarjouspyynnön. Kerro meille tarpeistasi ja millaisista palveluista olet kiinnostunut. Palaamme sinulle pikimmiten, minkä jälkeen voimme keskustella yhteistyömme yksityiskohdista.
Tuumasta toimeen
Kun uusi tilitoimisto on valittu, allekirjoitetaan palvelusopimus ja käydään läpitoimintatavat niin kirjanpidon, palkanlaskennan ja ohjelmiston osalta. Jotta yhteiselo on sujuvaa ja mutkatonta, on myös hyvä keskustella kirjanpidon materiaalien deadlinesta, palkanlaskennan päivämääristä ja muista arjen askareista.
Kuten meilläkin Tilitoimisto Älyssä, muissakin nykyaikaisissa tilitoimistoissa on pitkälti siirrytty paperittomuuteen ja käytössä ovat sähköiset ohjelmistot helpottamaan yrittäjän ja kirjanpitäjän työnsarkaa. Perehdytys ohjelmistoihin on myös oleellinen osa vaihdosta. Parhaimmassa tapauksessa yrittäjä oppii kirjanpitäjältä uusista mahdollisuuksista ja tunnusluvuista, jota nykyaikaisilla ohjelmistoilla voidaan tuottaa yritystoiminnan kehittämisen tueksi.
Itse siirtymään menee yleensä kuukaudesta kahteen. Tänä aikana keräämme tarvitsemamme tiedot yritykseltäsi, edelliseltä kirjanpitäjältäsi ja palkanlaskijalta, järjestämme tarpeelliset oikeudet sekä lisäämme datasi taloushallintojärjestelmäämme. Mikäli Procountor on yrityksellesi uusi tuttavuus, opetamme ohjelman käytön perusteellisesti kaikille käyttäjille.
Viesti muutoksesta avoimesti organisaation sisällä
Muistathan viestiä tilitoimiston muutoksesta myös henkilökunnallesi! Esimerkiksi palkkaan liittyvät muutokset saattavat tulla työntekijöille yllätyksenä, jolloin heillä on hyvä olla uuden toimijan yhteystiedot mahdollisten kysymysten esittämistä varten.
Meillä muutos on aina sujuvaa!
Meille siirtyneet yrittäjät ovat kiitelleet meitä siitä, että otamme heidän tarpeensa kokonaisvaltaisesti huomioon. Jokainen yrittäjä ja yritys on yksilöllinen ja osaamme ottaa huomioon eri kasvuvaiheissa olevien yritysten tarpeet taloushallinnon osalta. Onnistuimme myös erään yrittäjän kanssa saamaan hänelle muutaman tuhannen euron veronpalautukset aiemmalta tilikaudelta korjaamalla edellisen kirjanpitäjän tekemän kirjanpidon.
Palveluihimme kuuluvat mm. sähköisen kirjanpidon, taloushallinnon, CFO:n ja Controllerin sekä palkkahallinnon palvelut sekä veroneuvonta. Yhteistyökumppanimme kautta pystymme tarjoamaan kattavasti myös yrittäjille suunnattuja lakipalveluita.Jos uusi kirjanpitäjä on etsinnässä, laske kirjanpidon hinta kätevästi laskurillamme ja palaamme sinulle tarjouksella!