Vaikka monella alalla pätee samanlaiset lainalaisuudet kirjanpidon toimiin, on kuitenkin tietyillä aloilla omia erityispiireitä ja parhaita käytäntöjä. Olenkin kirjoittanut tämän artikkelin yhteistyössä asiakkaani Sisältö Miikkan kanssa, jolle Tilitoimisto Äly tekee tiiviisti kirjanpitoa sekä muita taloushallinnon töitä.
Käyn tässä tekstissä erityisesti markkinointiyritysten kirjanpitoa ja taloushallintoa. Käydään kuitenkin vielä ensin lyhyesti lävitse mitä kirjanpito on, mitä taloushallinto on, miksi kirjanpitoa tehdään ja vielä että ketkä ovat kirjanpitoverovelvollisia.
Mitä kirjanpito on?
Kirjanpito on osa taloushallintoa, joka taas on jo oma isompi kokonaisuutensa. Yleensä kirjanpito on pakollista, jonka vuoksi suurin osa yrityksistä on kirjanpitovelvollisia. Suomessa yritysten kirjanpitoa säätelevät mm. seuraavat lait:
- kirjanpitolaki
- arvonlisäverolaki
- erilaiset tuloverolait (erityisesti laki elinkeinotulon verottamisesta)
Yrityksen kirjanpito ja verotus ovat läheisesti yhteydessä toisiinsa ja kirjanpito toimiikin pohjatietona verotusta varten.
Yksi kirjanpidon tärkeimpiä tehtäviä on myös erilläänpitotehtävä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että sen avulla yrityksen liiketapahtumat erotellaan muiden yritysten liiketapahtumista sekä yrittäjän ja yrityksen rahat toisistaan.
Jokaisen yrittäjän on myös tärkeä olla tietoinen, että myös yrityksen ulkoistaessa kirjanpitonsa, ovat toimitusjohtajat ja yrittäjät tästä huolimatta vastuussa yrityksensä kirjanpidosta. Tämän vuoksi olisi tärkeää, että jokainen yrittäjä ymmärtäisi perusasiat kirjanpidosta.
Mitä taloushallinto on?
Taloushallinto huomattavasti kirjanpitoa laajempi kokonaisuus, jonka yksi palanen on kirjanpito. Lakisääteisen kirjanpidon tehtävänä on tuottaa tietoa mm. Verohallintoa varten, kun taas yrityksen taloushallinnon tärkein tehtävä on tuottaa talouteen liittyvää informaatiota yrityksen johdolle ja päätöksenteon tueksi.
Taloushallinto pitää sisällään mm. budjetointia, ennusteita, kassavirtalaskentaa, erilaista raportointia ja käytännössä mitä vain mikä parantaa päätöksentekoa yrityksen talouteen liittyvissä asioissa.
Koska kaikki yritykset ovat erilaisessa tilanteessa, ei jokaisen yrityksen kannatta välttämättä seurata samoja asioita tai tunnuslukuja.
Yrityksen terveyskolmio
Jokaisen yrityksen olisi kuitenkin hyvä seurata kolmea asiaa, joiden yhdistelmää kutsutaan yrityksen terveyskolmioksi.
Terveys kolmio pitää sisällään seuraavat asiat: kannattavuus, vakavaraisuus ja maksuvalmius. Näitä kolmea asiaa seurataan tunnusluvuilla, joista usein valitaan yrityksen toimialaan perustuen parhaiten sopivat vaihtoehdot.
Entä sitten sähköinen taloushallinto?
Noin kymmenen viimeistä vuotta on puhuttu sähköisestä taloushallinnosta. Tämä tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäytössä olevaa ohjelmaa, jonka kautta tehdään yrityksen kaikki taloushallinnon prosessit. Kirjanpidosta laskutukseen ja budjetointiin.
Taloushallinnon ohjelmiston kautta voidaan lähettää esimerkiksi myyntilaskut, vastaanottaa ja maksaa ostolaskut, laskea ja maksaa palkat, tehdä kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitukset sekä tuottaa raportit ja laskelmat yrityksen budjetointia varten.
Yksi paljon käytetyistä sähköisen taloushallinnon ohjelmistoista on juuri 20 vuotta täyttänyt suomalainen Procountor.
Ketkä ovat kirjanpitovelvollisia?
Kaikki luonnolliset henkilöt, kalastuksen ja maatalouden harjoittajaa lukuunottamatta, jotka harjoittavat liiketoimintaa ovatkirjanpitovelvollisia. Kirjanpitovelvollisuus ulottuu koskemaan myös ammatin- ja liikkeenharjoittajan toimintaa jatkavaa konkurssi- tai kuolinpesää.
Kuitenkin kirjanpidon vaatimukset riippuvat aina mm. yrityksen koosta ja yritysmuodosta.
Yritykset jaetaan kirjanpidon kontekstissa usein kolmeen kokoluokkaan: mikroyritykset, pienyritykset sekä suuryritykset.
Mikroyrityksen määriltelmä
Yritys on mikroyritys, jos enintään yksi rajoista ylittyy päättyneellä ja välittömästi edeltäneellä tilikaudella:
- Yrityksen taseen loppusumma 350 000 euroa
- Yrityksen liikevaihto 700 000 euroa
- Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä
Suomessa kaikista yrityksistä 93% on mikroyrityksiä.
Pienyrityksen määritelmä
Yritys on pienyritys, jos enintään yksi rajoista ylittyy päättyneellä ja välittömästi edeltäneellä tilikaudella:
- Yrityksen taseen loppusumma 6 000 000 euroa
- Yrityksen liikevaihto 12 000 000 euroa
- Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä
Suomessa kaikista yrityksistä 5,7% on pienyrityksiä.
Suuryrityksen määritelmä
Yritys on suuryritys, jos vähintään kaksi rajoista ylittyy päättyneellä ja välittömästi edeltäneellä tilikaudella:
- Yrityksen taseen loppusumma 20 000 000 euroa
- Yrityksen liikevaihto 40 000 000 euroa
- Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä
Suomessa kaikista yrityksistä 0,2% on suuryrityksiä.
Keskisuurten yritysten ominaispiirteet
Moni varmasti huomasi, että pienyrityksen ja suuryrityksen väliin jäävät yritykset, joilla ylittyy vähintään kaksi pienyrityksen rajoista, mutta taseen loppusumma, yrityksen liikevaihto tai keskimääräinen henkilömäärä eivät ylitä tai ylittävät korkeintaan yhden arvon kohdalla suuryrityksen rajat.
Näitä yrityksiä kutsutaan keskisuuriksi yrityksiksi. Nämä ovat pieniä isompia yrityksiä eivätkä ne voi käyttää pien- ja mikroyrityksille kirjanpitolainsäädännössä säädettyjä helpotuksia. Toisaalta näiden yritysten ei myöskään tarvitse tehdä kirjanpitoa suuryritysten vaatimusten mukaisesti. Suomalaisista yrityksistä noin 1,1% on keskisuuria yrityksiä.
Poikkeuksia löytyy ja ammatinharjoittajat ovat näistä esimerkki
Yrityksen koon lisäksi kirjanpidon vaatimukset riippuvat myös yhtiömuodosta, kuten aiemmin mainitsin.
Kirjanpidon vaatimuksissa onkin helpotuksia, kun yritystoimintaa harjoitetaan liike- ja ammatinharjoittajana. Liike- ja ammatinharjoittaja voi kirjanpitolain mukaan jättää tilinpäätöksen laatimatta, kun se on mikroyritys.
Rajojen ylittyessä tilinpäätös on kuitenkin yleensä aina laadittava. Lisäksi liikkeen- ja ammatinharjoittaja voi valita tekeekö hän kirjanpitonsa kahdenkertaisena vai yhdenkertaisena.
Näin kirjanpitäjän kokemuksieni perusteella lähes kaikki tilitoimistot tekevät asiakkaansa kirjanpidot kahdenkertaisena, koska kirjanpito-ohjelmat perustuvat kahdenkertaiseen kirjanpitoon.
Digimarkkinointiyrityksen kirjanpidon ominaispiirteet
Yleisesti ottaen voitaisiin todeta, ettei yrityksen kirjanpidot juuri eroa toisistaan. Monesti eri aloilla on kuitenkin omia erityispiirteitään ja esimerkiksi digimarkkinointiyrityksillä on usein todella paljon kuitteja erilaisista ohjelmistoista ja muista sähköisistä palveluista.
Digimarkkinoiniyrityksen käyttämiä sähköisiä ohjelmistoja voi olla esimerkiksi:
- kuvapankit
- raportointiohjelmat
- pilvisäilytystilat
- verkkosivujen lisäosat
- ulkomaisten freelancereiden kulut
Monet näistä ohjelmistoista on ulkomaisia, joko EU-alueelta tai EU:n ulkopuolelta. Näissä kirjanpitäjän on tärkeä ymmärtää erilaiset käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden lainalaisuudet.
Ohjelmistojen lisäksi markkinointiyritykset ostavat usein jonkin verran palveluita alihankintana. Näitä palveluita voisivat olla esimerkiksi graafikot, ohjelmoijat jne.
Markkinointiyritys on asiantuntijayritys, joka vaikuttaa myös sen tuloslaskelman ja taseen analysointiin sekä tunnuslukujen käyttämiseen. Tuloslaskelman tulkintaan vaikuttaa jo se käyttääkö yritys omaa henkilökuntaa vai alihankkijoiden palveluita. Nämä erät esitetäänkin tuloslaskelmassa täysin eri kohdissa.
Tämän vuoksi on hyvä ymmärtää yrityksen liiketoiminta ja toimiala ennen kuin tekee analyyseja tuloslaskelman, taseen tai tilinpäätöksen pohjalta. Esimerkiksi myyntikatteen laskeminen ei toimi markkinointiyrityksessä samalla tavalla kuin tavaroita kauppaavassa yrityksessä tai vaikka nettikaupassa.
Palvelun myyntikatteessa tulee ottaa huomioon esimerkikiksi palkat, alihankintana ostetut palvelut sekä muut palveluun kohdistuvat kulut.
Kertaan vielä tähän, että kaikkien yritysten tulisi alasta huolimatta kiinnittää huomiota yrityksen terveyskolmioon, joka piti sisällään kannattavuuteen, vakavaraisuuden ja maksuvalmiuden. Näistä sitten valitaan yritykselle parhaat tunnusluvut.
Yksittäisiä tunnuslukuja paljon tärkeämpiä asioita yrittäjälle seurattavaksi tuloslaskelmasta ovat liikevoitto ja tilikauden voitto (tappio) ja taseen puolelta oma pääoma.
Loppuun vielä Miikkan kanssa yhdessä mietityt vinkit kirjanpitäjä-yhteistyön helpottamiseksi.
Digimarkkinointiyrityksen kirjanpidon best practises:
- Valitse aina sähköinen taloushallinto
- Jaa kirjanpitäjälle tunnukset eri paikkoihin, esimerkiksi Googlen palvelut, Facebook business manager, alihankintaan käytettävät maksukanavat (Payoneer, Fiverr, yms.)
- Luo yhteinen sähköpostiosoite laskuille (esimerkiksi laskut@domain.fi) jonne välität kaikki sähköpostiisi tulevat laskut ja kuitit
- Ota jokin markkinoilla olevista kuittiohjelmista käyttöösi (Procountor Kuitit, eTasku tai muu vastaava)
- Luo yhteinen Google sheet dokumentti puuttuvia kuitteja varten helpottaaksesi kuittien etsimistä
Mikäli sinulla tulee mitä vain kysyttävää kirjanpitoon liittyen, tavoitat minut kalle.antila@tilitoimistoaly.com tai alta löytyvän yhteydenottolomakkeen kautta. Myös Sisältö Miikkan perustaja Miikka vastaa mielellään aihepiirin kysymyksiin. Hänet tavoitat osoitteesta miikka@sisaltomiikka.fi.