Yritystoimintaan liittyy usein erilaisia tapaamisia, palavereita sekä asiakkaiden ja liikekumppaneiden muistamista. Mutta miten näistä aiheutuvat kulut luokitellaan? Ovatko ne edustusta, neuvottelua, markkinointia vai virkistystä?
Edellisessä ”firman piikkiin” -blogikirjoituksessa käsittelimme yrityksen vähennyskelpoisia kuluja. Edustus-, neuvottelu-, virkistys- ja markkinointikulut ovat usein kuluja, jotka voivat aiheuttaa hämmennystä ja joita voi olla vaikea erottaa toisistaan. Tässä artikkelissa syvennymme näihin vähennyskelpoisiin kuluihin.
Sisällysluettelo
Mitä ovat edustusmenot?
Edustusmenot syntyvät yrityksen ulkopuolisiin kohdistuneesta vieraanvaraisuudesta, jotka liittyvät selkeästi yrityksen tulonhankintaan. Edustusmenoiksi lasketaan usein ne toimet, joilla pyritään esimerkiksi uusien asiakassuhteiden solmimiseen sekä vanhojen asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja parantamiseen. Tyypillisiä edustusmenoja ovat edustustilaisuudet, edustuslahjat sekä edustusmatkat.
Ulkopuolisiksi henkilöiksi lasketaan yleensä asiakkaat ja liikekumppanit. Edustusmenot ovat 50% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa ja vähennyskelvottomia arvonlisäverotuksessa. Yrityksen sisäiset palaverit lasketaan neuvottelu- ja virkistyskuluihin, jotka käymme läpi seuraavaksi.
Mitä ovat neuvottelukulut ja virkistyskulut?
Neuvottelukulut muodostuvat yrityksen sisäisistä palavereista, kuten henkilökunnan tai johtoryhmän kokouksista ta esimerkiksi tapaamisista tilintarkastajan tai kirjanpitäjän kanssa.
Neuvottelukuluissa tärkeintä on muistaa kohtuus eli luonteeltaan tarjoilun tulee olla vähäistä ja tarkoituksenmukaista. Tarkoituksenmukaisella tarjoilulla tarkoitetaan muun muassa virvokkeita tai lounasta. Myös lounaan kanssa nautittu alkoholi, kuten lasillinen olutta tai viiniä lasketaan neuvottelukuluihin, kunhan muut edellytykset täyttyvät.
Vaikka lähtökohtaisesti yrityksen ulkopuolisiin kohdistuva vieraanvaraisuus katsotaan edustusmenoksi, vähäiset ja tavanomaiset tarjoilut asiakkaalle voidaan kirjata neuvottelukuluiksi. Tällaisia voivat olla esimerkiksi tarjoilu kohtuuhintaisessa lounasravintolassa.
Virkistyskuluilla puolestaan tarkoitetaan yrityksen henkilökunnalle järjestettyä tapahtumaa, kuten pikkujouluja, työhyvinvointi-, liikunta- tai kesäpäivää. Neuvottelu- ja virkistyskulut ovat molemmat vähennyskelpoisia tuloverotuksessa sekä arvonlisäverotuksessa.
Edustus-, neuvottelu- ja virkistyskulut on tärkeää muistaa dokumentoida, jotta voidaan määritellä kulun liittyminen yritystoimintaan. Tarkka dokumentointi helpottaa myös kirjanpitäjän työtä.
Mitä ovat markkinointikulut ?
Markkinointikulut kohdistuvat edustuskulujen tavoin yrityksen ulkopuolisiin tahoihin. Nämä eivät ole niin yksilöllisiä kuin edustuskulut vaan on tarkoitettu kaikille potentiaalisille asiakkaille. Markkinointikulujen pääasiallinen tarkoitus on tehdä yritys, tai sen tuote tai palvelu tunnetuksi ja markkinointi voi olla digitaalista tai perinteistä, kuten ulko- tai lehtimainontaa. Markkinointikulut ovat vähennyskelpoisia sekä tuloverotuksessa että arvonlisäverotuksessa.
Mainoslahja vai edustuslahja?
Yrityksen kuluihin voi usein liittyä myös erilaiset asiakkaille jaettavat lahjat. Yleisimpiä lahjoja ovat mainos- ja edustuslahjat. Näissä on kuitenkin joitakin eroja.
Tavanomaiset mainoslahjat ovat arvoltaan vähäisiä, enimmillään noin 50 euron arvoisia, ne sisältävät yleensä yrityksen logon ja niitä annetaan samanlaisena usealle eri henkilölle. Tyypillisiä mainoslahjoja ovat tuotelahjat ja tuotenäytteet. Mainoslahjat ovat vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa.
Edustuslahjat poikkeavat mainoslahjoista siten, että ne on usein valittu yksilöllisemmin ja annetaan liikekumppanille esimerkiksi merkkipäivänä. Myös edustuslahjan on liityttävä yrityksen toimintaan. Edustuslahja vähennetään samalla tapaa kuin muutkin edustusmenot eli se on 50% vähennyskelpoinen tuloverotuksessa, mutta sitä ei voida vähentää arvonlisäverotuksesta.
Mitä eroa on edustustilaisuudella ja markkinointitilaisuudella?
Lähdettäessä arvioimaan tilaisuuden kulujen vähennyskelpoisuutta, arvioidaan tilaisuuden ja kulujen luonnetta.
Edustustilaisuus on tyypillisesti rajattu ja suljettu tilaisuus, jonne on kutsuttu tietyt henkilöt. Edustustilaisuuden tarkoituksena voi mm. olla yrityksen uusien tuotteiden tai palveluiden esittelyä sekä verkostoitumista. Edustustilaisuus vähennetään myös samalla tapaa kuin muutkin edustusmenot eli 50% menoista on vähennyskelpoisia tuloverotuksessa. Arvonlisäverotuksesta edustustilaisuutta ei voida vähentää.
Markkinointitilaisuus puolestaan on avoin kaikille. Tyypillisimmin markkinointitilaisuudet ovat erilaisia messutapahtumia, joissa esitellään yrityksen tuotteita tai palveluita. Markkinointitilaisuudessa tarjoilu on vähäistä, kun taas edustustilaisuudessa se voi olla runsaampaa. Markkinointitilaisuudet voidaan vähentää markkinointikulujen tapaan.
Tilaisuudet voivat olla myös markkinointitilaisuuden ja edustustilaisuuden yhdistelmiä siten, että tilaisuus voi alkaa esimerkiksi markkinointitilaisuutena ja jatkua iltatapahtumana, joka luokitellaan edustustilaisuudeksi. Jos tilaisuudet ovat selkeästi erotettu toisistaan, voidaan niistä aiheutuneet kulut myös käsitellä erikseen.
Tilitoimisto Äly hoitaa kirjanpidon puolestasi
Mikäli kaipaat apua yllä olevien tai muiden taloushallinnon asioiden kanssa, ota yhteyttä. Meiltä Tilitoimisto Älyltä saat tarpeisiisi sopivat kirjanpitopalvelut. Lue lisää palveluistamme täältä!