Onko mielessäsi ollut yrityksesi siirtäminen paperikirjanpidosta sähköiseen? Yrityksistä yhä useampi on viime vuosina ottanut ison askeleen ja siirtänyt kirjanpitonsa kokonaan paperikirjanpidosta sähköiseen ja yllättynyt kuinka vaivatonta kirjanpidon siirtäminen sähköiseksi loppujen lopuksi on ollut.
Sisällysluettelo
Mitä on sähköinen kirjanpito?
Sähköinen kirjanpito tarkoittaa kirjanpitoa, jossa kaikki yrityksen taloushallintoon liittyvä tapahtuu samassa ohjelmassa, jonne on pääsy kaikilla yrityksen taloutta hoitavilla, kuten yrittäjällä ja kirjanpitäjällä.
Samassa ohjelmassa näkyy pankkitilin saldo, maksetaan ostolaskut, lähetetään myyntilaskut, tehdään matka- ja kululaskut, maksetaan palkat ja tehdään kirjanpito alusta loppuun. Sähköinen taloushallinnon ohjelma siis yhdistää monia erikseen toimivia osa-alueita yhdeksi ja lopputuloksena on yksi ohjelma, jossa koko yrityksen taloushallinto löytyy.
Sähköiset taloushallinnon ohjelmat ovat selaimessa toimivia ohjelmia, joten niihin on pääsy mistä vain milloin vain, kunhan nettiyhteys pelaa. Ohjelmistoja on paljon erilaisia. Tilitoimisto Äly luottaa suomalaiseen Procountoriin.
Sähköisen kirjanpidon hyödyt
Isoimpina hyötyinä sähköisessä kirjanpidossa ovat reaaliaikaisuus, ajansäästö, selkeys sekä paikkariippumattomuus.
Reaaliaikaisuus tarkoittaa sitä, että kun ostolasku saapuu ohjelmaan ja se hyväksytään, se näkyy saman tien yrityksen tuloslaskelmassa ja taseessa. Sama juttu myyntilaskuissa. Paperikirjanpidossa yrityksen luvut saadaan kerran kuukaudessa sen jälkeen, kun kaikki materiaali on toimitettu tilitoimistoon, mutta reaaliaikainen talouden seuranta on hankalaa.
Sähköinen taloushallinto myös säästää aikaa ja selkeyttää toimintaa yrittäjän näkökulmasta. Mitä enemmän asioita voi hoitaa yhden oven takaa ja mitä vähemmän muistettavaa, sen parempi. Myös paikkariippumattomuus täytyy nostaa esiin suurena etuna, koska jos yrittäjän täytyy kaivaa tietty ostolasku kirjanpidosta, se ei vaadi kirjanpitäjälle soittoa ja odottamista maanantaihin, vaan ostolaskuun ja kaikkeen muuhun materiaaliin pääsee käsiksi heti, vaikka mökiltä laiturin nokasta.
Miten kirjanpidon siirtäminen sähköiseksi tapahtuu käytännössä?
Kirjanpidon siirtoon paperittomasta sähköiseen on karkeasti kaksi tapaa: kirjanpidon siirtäminen täyssähköiseen tai pienin askelin puolisähköisen kautta täyssähköiseen siirtymällä.
Täyssähköinen kirjanpito
Täyssähköiseen siirtyminen tarkoittaa tilitoimiston käytössä olevan kirjanpito-ohjelman käyttöönottoa. Käyttöönottoprosessi riippuu hieman yrityksen koosta ja tarpeista. Onko yrityksellä esimerkiksi erillinen toiminnanohjausjärjestelmä, joka tulisi saada integroitua sähköiseen taloushallinnon ohjelmistoon. Useimpien nykyaikaisten ohjelmien kanssa integraatiot onnistuvat loistavasti ja esimerkiksi Procountorin valmiista integraatioista löytyy lista täältä ja myös uusia integraatioita on mahdollista rakentaa.
Mikäli siirtyvä kirjanpito ja aineisto on suhteellisen yksinkertainen, voi prosessi olla todella yksinkertainen ja nopeakin toteuttaa:
- Avataan sähköinen taloushallinnon ohjelmisto yritykselle. Tilitoimisto asettaa ohjelmistoon tarvittavat taustatiedot, käyttöoikeudet, pankkiyhteysvaltuutukset jne.
- Tilitoimisto opastaa yrityksen taloudesta vastaavia henkilöitä ohjelmiston käytössä
- Ilmoitetaan laskuttajille uusi verkkolaskuosoite, jotta laskut alkavat saapua sähköiseen ohjelmistoon
- Kirjataan kirjanpidon alkusaldot vanhan kirjanpitomateriaalin perusteella sähköiseen ohjelmaan
- Taloushallinto jatkuu sähköisessä muodossa
Mikäli siirtyvä yritys on isompi ja siirtyvää aineistoa paljon, voi käyttöönottoprojekti myös olla hieman pidempi (esim. 2–4 viikkoa). Laajempaan käyttöönottoprojektiin saa apua tilitoimistolta sekä ohjelmistotarjoajalta.
Puolisähköinen kirjanpito
Kirjanpitoa on mahdollista tehdä myös ns. puolisähköisesti. Tällöin kaikki materiaali säilytetään sähköisessä arkistossa ja mapeista on mahdollista luopua, mutta käytössä ei ole sähköistä taloushallinnon ohjelmaa.
Tämä tapahtuu esimerkiksi Procountorin Tallennus + eTasku ohjelmiston yhdistelmällä. Tässä yritys laittaa kirjanpitomateriaalinsa eTaskun sähköiseen arkistoon mistä kirjanpitäjä siirtää materiaalin Procountorin Tallennus-ympäristöön ja tekee kirjanpidon siellä. Tässä menetelmässä yrityksen reskontra (kuten myyntilaskujen lähettäminen ja ostolaskujen maksaminen) tapahtuu esimerkiksi yrityksen verkkopankissa. Yrittäjä siirtää kerran kuukaudessa kaiken kirjanpitoon liittyvän materiaalin eTaskuun ja kirjanpitäjä poimii sen sieltä.
Puolisähköisen kirjanpidon edut verrattuna paperiseen on selkeästi se, että sähköisen materiaalin säilyttäminen ei vie niin paljon tilaa yrittäjältä, mutta toisaalta siitä jää puuttumaan ainakin täyssähköisen kirjanpidon reaaliaikaisuus.
Puolisähköinen kirjanpito voi olla kuitenkin hyvä askel paperittomasta kirjanpidosta täyssähköiseen kirjanpitoon.
Haluatko siirtää kirjanpitosi sähköiseksi? Me autamme!
Me autamme mielellämme projekteissa, jossa siirretään yrityksesi kirjanpito sähköiseen versioon. Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!