Tilitoimisto Äly Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Tilitoimisto Äly Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.12.2021. Viimeisin muutos 17.12.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto Äly Oy, Hitsaajankatu 6, 00810 Helsinki
0691506-8
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö: Kalle Antila
Sähköposti: kalle.antila@tilitoimistoaly.com
Puhelinnumero: 0407414826
3. Rekisterin nimi
Tilitoimisto Älyn asiakas- ja markkinointirekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus
– työ-ja asiakassuhde
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakas- ja markkinointirekisterin kerääminen osoitteesta www.tilitoimistoaly.com. Henkilötietoja kerätään asiakassuhteiden luomiseen ja ylläpitoon sekä palvelun toteuttamiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite sekä postitoimipaikka. Lisäksi asiakasyrityksen y-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite sekä postitoimipaikka.
Tietojen säilytysaika: Henkilötiedot säilytetään koko sopimuskauden ajan sekä sen jälkeen niin kauan, että sopimussuhteeseen liittyvät asiat on hoidettu.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Yrityksen internetsivuilta kerätään kävijätietoja Google Analytics-ohjelmalla. Google Analyticsin tietosuojakäytänteistä löydä tietoa täältä (https://support.google.com/analytics/answer/6004245) ja täältä (https://policies.google.com/privacy?hl=fi). Yrityksen internetsivuilta kerätään kävijätietoja Facebook-pikselin avulla. Facebookin tietosuojakäytänteistä löydät tietoa täältä (https://www.facebook.com/business/gdpr) ja täältä (https://www.facebook.com/policies/cookies/).
Yhteydenottolomakkeen ja hintalaskurin kautta kerättävät tiedot: Nimi, yrityksen nimi, yrityksen y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja vapaamuotoinen viesti. Puhelinsoittopyyntö-painikken kautta kerättävät tiedot: puhelinnumero. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus on myynti ja markkinointi ja yhteystiedot jättäneisiin voidaan ottaa yhteyttä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet (linkki: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1) kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).