Työntekijän palkkaaminen – yrittäjän opas

Suunnittele työntekijän rekrytointi huolellisesti

Ennen työntekijän palkkaamista ja työpaikkailmoituksen julkaisemista kannattaa kirkastaa itselleen muutamia asioita:

• Mihin tarpeeseen työntekijä vastaa?
• Millaisia työtehtäviä työntekijä tulee tekemään?
• Millainen henkilö sopii tehtävään?
• Kuinka pitkäksi tarve on?

1.     Miksi työntekijä rekrytoidaan?

Omat kätesi voi olla täynnä erilaisia työtehtäviä ja et välttämättä kerkeä itse tekemään kaikkea. On tärkeää miettiä mitkä työtehtävät voit siirtää työntekijälle ja mitkä jäävät itsellesi hoidettavaksi. Pohdi myös onko työntekijän tarve lyhyttä, keikkatyöntekijälle sopivaa, vai pidempiaikaista vakituiselle työntekijälle.

Kesätyöntekijä on hyvä ratkaisu, jos tarve on kausi- tai projektiluontoista. Kesätyöntekijä sopii myös, jos et vielä ole varma työntekijätarpeesta ja haluat testata, onko tarve olemassa. Kesäkauden jälkeen voit arvioida tilannetta uudelleen. Helpot ja yksinkertaiset työtehtävät, jotka eivät vaadi pitkää perehdytystä sopivat kesätyöntekijälle. Vakituinen työntekijä sopii, jos työtehtävät ovat jatkuvia ja lisääntyviä tai jos työnkuva vaatii pitkäaikaista sitoutumista ja osaamista.

Myös työtehtävien luonto vaikuttaa palkattavan työntekijän valintaan. Ensimmäisiä työpaikkoja etsivät kesätyöntekijät sopivat yksinkertaisempiin työtehtäviin. Jos haluat tietyltä alalta hieman spesifimpää osaamista, työtehtävään voisi sopia esim. kyseisen alan opiskelija tai vastavalmistunut henkilö. Myös työntekijän ikä kannattaa huomioida palkattaessa, tiettyihin tehtäviin ei sovellu alle 18-vuotiaat.

2.     Työtehtävien suunnittelu

Työtehtävät määrittävät pitkälti millainen henkilö paikkaan parhaiten soveltuu, joten ne kannattaa suunnitella hyvin etukäteen. Selkeytät itsellesi miksi ja mihin tehtäviin työntekijän palkkaat. Näin sekä työnantaja, että työntekijä tietävät mitä odottaa.

Kun suunnittelet työtehtäviä, pohdi ainakin:

Työntekijällä on hyvä olla riittävästi tekemistä, mutta ei kuitenkaan liikaa. Jos työssä on hiljaisia hetkiä, mieti lisätehtäviä, jota voi antaa työntekijälle. Jos taas huomaat, että työtehtäviä on paljon ensimmäiselle työntekijälle, mieti mitkä ovat näistä tärkeimpiä.

3.     Työpaikkailmoitus

Kun työtehtävät on suunniteltu, on aika laatia työpaikkailmoitus. Kuvaa työtehtävät työpaikkailmoituksessa mahdollisimman selkeästi. Ilmoituksessa kannattaa kertoa:

• Työtehtävä ja vastuut
• Työsuhteen kesto ja työaika
• Palkka-arvio
• Mahdolliset vaatimukset (esim. ajokortti, hygieniapassi, tietty kokemus tai koulutus)
• Ohjeet hakemuksen lähettämiseen ja hakuaika
• Työntekopaikka

Ilmoituksesta tulee selvitä hakijalle, millaista työtä hän on hakemassa ja mitä työ pitää sisällään. Ilmoitukseen saa tuoda esiin myös persoonaa!

4.     Työntekijän perehdyttäminen

Kunnollinen perehdytys on tärkeä osa työntekijän palkkaamista, etenkin jos työntekijänä on ensimmäiseen kesätyöhönsä päässyt ensimmäistä kertaa työelämään astuva nuori. Vaikka itse perehdyttäminen tapahtuu vasta työntekijän aloittaessa, siihen kannattaa käyttää hieman aikaa jo ennen uuden työntekijän ensimmäistä työpäivää. Kun suunnittelet perehdytyksen etukäteen, sinulla on kirkkaasti mielessä, mitä asioita tulee käydä läpi, eikä mikään tärkeä jää huomaamatta.

Suunnittelusta ei tarvitse tehdä tähtitiedettä, esimerkiksi yksinkertainen lista ranskalaisin viivoin vie hyvin alkuun! Kerää listaan tärkeimmät työtehtävät ja huomiot. Täytä listaa sitä mukaa, kun asioita tulee mieleen.

Hyvässä perehdytyksessä käydään läpi:

• Työtehtävien sisältö ja tavoitteet
• Työturvallisuus ja mahdolliset riskit
• Yrityksen toimintatavat ja pelisäännöt
• Keneen työntekijä voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa

Varaa perehdyttämiseen riittävästi aikaa ensimmäisinä työpäivinä. Hyvin hoidettu perehdyttäminen auttaa työntekijää pääsemään sisään tehtäväänsä ja tuo varmuutta työn tekemiseen.

5.     Työturvallisuus

Työturvallisuuteen kannattaa kiinnittää erityishuomiota, koska työnantajana olet vastuussa siitä, että työpaikalla noudatetaan työturvallisuusmääräyksiä. Työntekijän pitää saada tarpeellinen perehdytys turvallisiin työtapoihin. Turvallisuuteen liittyvien suojavälineiden tulee olla työntekijän saatavilla ja näiden käyttämisessä on ohjeistettu. Huolehdi myös, että työympäristö on turvallinen ja terveellinen! Erityisen tärkeää työturvallisuus on nuorten ja kokemattomien työntekijöiden kohdalla.

6.     Sopimukset ja työnantajavelvoitteet

Työntekijää palkatessa on tärkeää varmistaa, että sopimusasiat ja lakisääteiset velvollisuudet ovat kunnossa. Selkeä ja kirjallinen työsopimus on sekä työnantajan että työntekijän etu, sillä se ehkäisee väärinkäsityksiä ja turvaa molempien osapuolten oikeudet.

Työsopimuksessa tulee määritellä ainakin seuraavat asiat:

• Työsuhteen kesto (määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva)
• Työaika ja työntekopaikka
• Työtehtävät ja vastuualueet
• Palkka ja mahdolliset lisät
• Koeaika ja irtisanomisehdot

Työsopimuksessa voidaan usein lisäksi mainita kilpailukielto, immateriaalioikeudet, henkilötietojen käsittely, vuosiloman määräytymisen perusteet, paikalliset sopimukset ja muut ehdot.

Työehtosopimusta (TES), tulee noudattaa, jos alalla on sellainen. Se määrittää vähimmäispalkan, työajat, lomakorvaukset ja muut keskeiset ehdot. TES:in noudattaminen varmistaa, että palkkaus ja työehdot ovat lainmukaiset.

Työnantajalla on myös velvollisuus huolehtia lakisääteisistä maksuista ja vakuutuksista:

• Työeläkemaksu (TyEL) koskee yli 17-vuotiaita työntekijöitä ja on osa eläkekertymää.
• Työttömyysvakuutusmaksu peritään yli 18–65-vuotiailta työntekijöiltä.
• Tapaturmavakuutus on pakollinen kaikille työntekijöille ja kattaa mahdolliset työtapaturmat. Vakuutuksen pitää olla voimassa heti töiden alkaessa.
• Sairausvakuutusmaksu sisältyy työnantajan maksamiin kuluihin ja auttaa työntekijää saamaan sairauspäivärahaa.
• Työterveyshuolto on pakollinen, kun palkkaat työntekijän. Sen tulee kattaa ainakin lakisääteiset terveyspalvelut, mutta työnantaja voi halutessaan ottaa myös laajemman työterveyden.

Kaikki nämä velvollisuudet kannattaa selvittää jo ennen työntekijän palkkaamista, jotta työnantajana toimiminen olisi mahdollisimman sujuvaa. Lisäksi työnantaja neuvoo ja auttaa työntekijää esimerkiksi verokortin toimittamisessa.

7.     Muuta huomioitavaa työntekijän palkkaamisessa

Palkanmaksu

Palkanmaksu tapahtuu sovitun aikataulun mukaisesti, yleensä kuukausittain. Palkka maksetaan työntekijän tilille ja sen tulee olla työntekijällä palkkapäivänä. Jos palkka on aikaperusteinen ja perusteena on lyhyempi aika, kuin viikko, palkka pitää maksaa 2 kertaa kuukaudessa.

Kaikki maksetut palkat ilmoitetaan tulorekisteriin 5 päivän kuluessa palkan maksusta. Työnantajarekisteriin pitää ilmoittautua, kun alkaa säännöllisesti maksamaan palkkoja ja sinulla on vähintään kaksi vakituista tai kuusi tilapäistä palkansaajaa. Rekisterissä olevat työnantajat tekevät tulorekisteriin erillisilmoituksen kuukausittain.

Lomat ja koeaika

Koeaika, voi olla maksimissaan 6kk, mutta määräaikaisessa sopimuksessa maksimissaan puolet määräaikaisuuden kestosta.

Työntekijällä on oikeus vuosilomaan tai lomakorvaukseen työsuhteen pituudesta ja työehtosopimuksesta riippuen. Pääsääntöisesti vuosilomaa kertyy 2,5 päivää kuukaudessa, jos työntekijä on ollut koko lomanmääräytymiskauden töissä.

Kesäloma (n. 24 päivää) pidetään pääsääntöisesti 2.5.–30.9. välisenä aikana. Talviloma (loput lomapäivät, n. 6 päivää) pidetään 1.10.–30.4. välisenä aikana. Lomat pidetään yleensä työnantajan määräämänä ajankohtana, mutta työntekijän toiveet otetaan huomioon. Jos työsuhde on kestänyt alle vuoden, lomaa kertyy 2 päivää per kuukausi, jolloin lomaa voi olla vähemmän.

Lyhyissä työsuhteissa, kuten kesätyössä, lomia ei välttämättä pidetä, vaan ne maksetaan lomakorvauksena palkan yhteydessä. Kesätyöntekijällä voi olla oikeus pitää lomaa, jos työsuhde on pidempi ja lomaa ehtii kertyä.

Työntekijällä voi olla myös oikeus palkallisiin tai palkattomiin vapaisiin esimerkiksi perhevapaan, sairasloman tai opintovapaan muodossa. Jos yrityksellä on käytössä työehtosopimus, se määrittää tarkemmin lomien ja vapaiden ehdot. Työnantajana sinun tulee myös huolehtia, että lomapalkat ja lomakorvaukset maksetaan oikein ja ajallaan.

Nuorten palkkaaminen

Nuorten palkkaamiseen on olemassa erilaisia tukia esim. kesätyöseteli. Nuori työntekijä voi saada kesätyösetelin kaupungilta tai kunnalta. Setelin tarkoitus on auttaa nuoria pääsemään töihin ja setelillä saa paikasta riippuen muutamien satasien avustuksen työntekijän palkasta.

Alle 18-vuotiailla työntekoon liittyy joitain rajoitteita. Alle 18-vuotiaiden työaika ei saa olla yli 48 tuntia viikossa tai yli 9 tuntia päivässä. Alle 15-vuotiaat tarvitsevat huoltajan luvan työsopimuksen tekemiseen. Ja he eivät saa tehdä ylitöitä ja työajan tulee sijoittua aamu ja ilta kahdeksan välille.

8.     Palautteen antaminen työntekijälle

Työntekijän palkkaamiseen liittyvät vastuut eivät lopu, kun työntekijä on aloittanut työt. Palautekeskusteluja on hyvä pitää säännöllisin väliajoin. Käykää läpi työssä onnistumisia ja mahdollisia kehityskohteita. Varsinkin, jos kyseessä on nuori tai ensimmäisessä työpaikassaan oleva henkilö, palaute auttaa häntä kehittymään ja tuntemaan itsensä arvostetuksi.

Kesätyöntekijöille on työnteon aikana käytyjen keskustelujen lisäksi hyvä pitää loppukeskustelu työsuhteen päättyessä, sillä siinä voi antaa palautetta ja kuulla työntekijän kokemuksia työpaikasta. Hyvä työnantajakuva rakentuu avoimella ja kannustavalla vuorovaikutuksella.

Tukea yrittäjälle

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen on merkittävä askel yritykselle. Huolellinen suunnittelu, selkeä rekrytointi, kattava perehdytys ja työnantajavelvollisuuksien noudattaminen takaavat onnistuneen työsuhteen. Kun työntekijä viihtyy ja suoriutuu hyvin, se hyödyttää koko yritystä!

Keskity sinä työntekijän palkkaamiseen ja jätä palkkojen maksut ja taloushallinto meidän käsiin! Ota yhteyttä!